La normativa per la rilevazione delle presenze del personale

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Sempre più aziende hanno implementato, negli ultimi anni, delle soluzioni di rilevazione presenze del personale all’ingresso ed all’uscita nonché fuori sede.

In generale si tratta di sistemi che permettono di controllare la presenza del personale, i loro dati in accesso ed uscita e gli orari. Si tratta di un sistema che permette di gestire correttamente le loro presenze e anche di creare una banca dati che calcola in modo semplice e senza errori le ore di presenza, le ore totali di assenza, permette di gestire anche gli straordinari o i permessi dal lavoro. Ma a quale normativa è sottoposta la rilevazione delle presenze del personale?

La legge 675 del 1996 ha obbligato chi gestisce la banca dati a riportare dettagliatamente le modalità di gestione dei dati di entrata ed uscita per mezzo del classico badge. In particolare la normativa richiede che si chiariscano in che modi si assumono le informazioni e come le si gestiscono, in quanto essi – a tutti gli effetti – sono considerai dei dati personali e quindi da trattare secondo la legge.

La disciplina in questione si interfaccia quindi con quella della privacy del dipendente, il che significa che il dipendente deve essere a conoscenza delle modalità di assunzione dei dati sulla sua presenza, quali sono le finalità del sistema, e quali soggetti terzi possono venirne a conoscenza, perché questi dati sono inerenti alla sua persona e come tali il lavoratore ha diritto di informativa a riguardo.

La normativa alla luce del Jobs Act e del nuovo regolamento sulla privacy

Il Jobs Act del 2015 ha modificato la legge 300/70, o Statuto dei Lavoratori, permettendo al datore di lavoro di assumere i dati per mezzo anche di sistemi informatici e telematici o sistemi di registrazione delle presenze ma garantendo la massima ed accurata informazione al dipendente sulla loro raccolta e sull’uso.

Il diritto del lavoratore di conoscere l’uso dei dati e le modalità di assunzione è quindi oggi centrale nella normativa, rispetto a quella di qualche anno fa.

Inoltre entro il 25 maggio del 2018 l’Italia deve uniformarsi al nuovo regolamento sula Privacy europeo, che garantisce maggiori diritti e anche il cosiddetto diritto all’oblio.

Secondo quanto sostenuto dal Garante della Privacy, è possibile anche rilevare il dipendente per mezzo della geo-localizzazione, cioè rilevare le presenze dei lavoratori usando i dispositivi personali (come lo smartphone) per ridurre la registrazione cartacea, incrementare il rapporto di fiducia fra lavoratore e dipendente e soprattutto per permettere il controllo sui lavoratori in esterna, che debbano spostarsi da un luogo all’altro.

La tecnologia quindi viene in aiuto alle esigenze del datore di lavoro e permette di modificare anche la disciplina sulla rilevazione delle presenze, contemperando gli interessi del lavoratore e quelle del datore di lavoro. Lo strumento di rilevazione dei dati in un caso come questo viene spostato ad esempio su un’app che consente di tenere sotto controllo gli spostamenti dei lavoratori e di garantire, nella tutela della privacy, il controllo del lavoro e della posizione.